Викона

консултанти по управление

З А П И Т В А Н Е

Н А Ч А Л О

Начало

 

Развитието и усъвършенстването на управлението на фирмата е принос към достигане на целите й. В зависимост от това, какви цели си поставя и в каква област,  то Организацията управлява дейности, които са системно свързани и формират система за управление. Ако тази система отговаря на изискванията на някакъв стандарт, то тя е стандартизирана система за управление (ССУ).

Някои видове стандартизирани системи за управление (ССУ) на:
• качеството (СУК) – ISO 9001
• околната среда (СУОС) – ISO 14001
• безопасността и здраве при работа (СУЗБУТ) – BS OHSAS 18001
• безопасността на хранителните продукти (СУБХП) – ISO 22000, НАССР
• качеството и безопасността на храните – IFS (стандарт за храните)
• качеството на преводаческите услуги (СУКПУ) – ISO 17100

Какъв е пътят за сертификация - разработване и внедряване на стандартизирана система за управление?

Пътят за сертифициране на фирмата е двуетапен.

На първия етап се извършва пълна подготовка за сертификация - изработване на Системата и внедряването ? в практиката на фирмата. В този процес ние предлагаме консултантски услуги на фирмата и заедно с нея извършваме всички необходими дейности, които са в следната последователност:

Схема за разработване и внедряване на стандартизирани системи за управление

Подготовка за въвеждане – веднага след стартиране на работата се провежда уводно обучение на всички, които ще вземат участие в програмата по въвеждане. Обучението е последвано от извършване на диагностика на реалната практика на работа на фирмата
Проектиране - на база на установените чрез диагностиката несъответствия между реална дейност и изискванията на съответния стандарт, се прави планиране на бъдещата система и разпределение на обема дейности, необходими за въвеждането й, като това се съобразява с ресурсите и потенциала на фирмата.
Предварително документиране – целта е да се създадат и документират правила и отговорности за дейностите и процесите на формата. В тази дейност се инвентаризират и при възможност се актуализират наличните във фирмата документи, които са пригодни за употреба в разработваната система и се проектират и съставят нови документи на системата, която ще се въвежда.
Пробно внедряване – въвеждат се в употреба изработените документи за да се провери дали правилата и изискванията заложени в тях са разбрани, приложими и удобни и да се открият местата, в които могат да се направят подобрения на базата на реалната практика на използване на тези правила.
Финализиране на документи - всички полезни и работоспособни изводи от пробното внедряване се отразяват в съответните документи, с което те придобиват окончателния си вид.
Работно внедряване - изискванията, заложени във финализираните документи на системата се утвърждават от първия ръководител и се разпространяват до заинтересованите звена и длъжностни лица, с което регламентите в тях стават задължителни за изпълнение от всички.
Вътрешни одити – провеждат се вътрешнофирмени проверки, които дават информация за действителните и потенциални слабости или в правилата, заложени в документацията, или в начина на прилагането им и помагат за предприемането на мерки за отстраняването на установените несъответствия и „изчистване“ на системата.
Подготовка за сертификация – предприемат се действия за закриване на несъответствията, установени чрез вътрешните одити, организира се и се провежда преглед от ръководството за оценяване на готовността на Системата да бъде демонстрирана за оценяване от сертификатор.

Сроковете за въвеждане на една система за управление зависят от вида система (по кой стандарт - ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, HACCP и др.) и от много фактори, специфични за организацията, но разчетени за нормално темпо на работа те са от 2 месеца до 12 месеца.

 

На втория етап се извършва септификацияот независим и акредитиран орган – Сертификазионна фирма, на базата на проведен от нея сертификационен одит. Проверката се извършва в два аспекта - дали правилата за работа във фирмата покриват всички изисквания на стандарта и дали тези правила се изпълняват в дейността на фирмата. При положителен резултат от проверката, Сертификационната фирма издава сертификат.

Срокът за извършване на проверката зависи от големината на организацията, процесите, брой площадки и др. фактори, но е от 1 до няколко дни. Времето за издаване на сертификата е различно при различните сертификационни фирми, но най-краткият може да е няколко дни.

Защо да въведем и сертифицираме система за управление по някой от стандартите ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, HACCP, ISO 17100 и др.?

В една Организация могат да действат повече от една системи за управление, в зависимост от целите, които преследват. Всяка от тях проследява, дали регламентите покриват изискванията на някои стандарт (горните или друг организационен стандарт), а броят на стандартите расте непрекъснато.

Притежаването на сертификат е „диплома”, с която удостоверяваме възможностите на нашата фирмата да достига изисквания в конкретна област, свързана с качеството, с околната среда, с безопасността на хранителните продукти и др. Тази "диплома":

• представя фирмата ни и й помага да заяви на пазара своите конкурентни възможности

• е реклама пред потенциалните ни клиенти и особено пред онези, които държат техните доставчици да притежават сертификат в конкретна област

• дава възможност фирмата ни да участва във всички конкурси за поръчки, в които има задължително изискване за притежаване на определен международен сертификат

• е възможност фирмата ни да участва в изпълнението на поръчки от клиенти и партньори от Европа и целия свят, за които сертификатът е условие за доверие

• дава възможност организацията да участва във всички конкурси за поръчки, в които има задължително изискване за притежаване на определен международен сертификат

• е възможност фирмата да участва в изпълнението на поръчки от клиенти и партньори от Европа и целия свят, за които сертификатът е условие за доверие

 

Сертификатът се показва, а с дейността си фирмата го доказва. Затова към горните външни ползи може да се прибавят и някои чисто вътрешните ползи от въвеждането на стандартизирана система за управление:

• подобряваме управлението като създаваме организационна дисциплинаи производствен ред

• недвусмислено дефинираме отговорностите - в регламенти, длъжностни и функционални характеристики на позиции и звена

• управляваме процесите чрез осигуряване на правилно протичене и взаимодействие, както и постоянен мониторинг и контрол на дейностите в тях

• подобряваме финансовите резултати чрез повишаване на ефективността на работа и намаляване на загубите

• повишаваме удовлетвореността и доверието на клиентите и други заинтересовани страни чрез достигане на изискванията им

Ако искате да покажете пълните възможности на фирма си да гарантира постоянно качество, да се грижи за хората и за околната среда, да контролира и управлява рисковете и да не позволява на никакви обстоятелства да я изненада неподготвена, трябва да се обърнте към стандартизираните системи за управление. Тоест, да организира и да предприеме въвеждането на стандартизирана система за управление, което включва планиране, проектиране, внедряване, поддържане и подобряване (в последствие).

Защо да се обърнем към консултант?

Стандартизираните системи за управление са основа за подобряване на дейността на организацията, но внедряването им не е лесно и бързо и в повечето случаи се прибягва до ползване на помощ от консултант.

Да се запитаме:

1. Можем ли да отделим достатъчно хора и работно време за да разработим сами система за управление?

2. Имаме ли хора, които разполагат със знания, умения и компетентност, които са специфични и вероятно доста различни от основните дейности на фирмата?

3. Разполагаме ли с персонал, който в детайли познава практическите аспекти на системата за управление, приложимите нормативни изисквания, които трябва да бъдат спазени при въвеждането на системата?

4. Разполагаме ли с хора, които имат практически опит в прилагането на изискванията на съответния стандарт?

5. Колко ще ни струват отделените човекодни, положените усилия и колко време ще продължи въвеждането?

6. Сигурни ли сме, че ще изградим и въведем система за управление, която е годна за сертификация, като нямаме опит и база за обективна преценка?

Като отговорим на тези въпроси, трябва да преценим, дали можем и дали ще е ефективно да се заемем сами с тази задача или да потърсим консултантска помощ за въвеждане на не каква да е, а работеща система. Последното ще допринесе вътрешнофирмени ползи и ще е важно условие за покриване на всички изисквания на съответния стандарт, а това е задължително за успешната сертификация.

Ако искате да извлечете максимална полза от изграждането на стандартизирана система за управление и да се ползвате от опит във въвеждането на добри производствени практики, не се колебайте да се свържете с нас.